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如何管理公司印章

时间:2021-01-26 20:31 TAG标签:
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如何管理公司印章
  一、印章分类梳理
 
  了解印章的种类和管理对象是印章管理的基础,为了业务需要,公司通常会有5个印章,即公章、财务章、发票章、合同章和法人私章,每个章的作用不同,通常会根据不同的使用场景及法律效力进行使用或组合使用。
 
  1、公章
 
  毫不夸张的说公章是所有章中的老大,具有极高的法律地位,公司的文件几乎都需要加盖公章,使用范围特别广。例如:以公司名义发出信函、公文、合同、证明等需加盖;处理工商、税务、银行等外部事务也要用到公章。
 
  2、法人私章
 
  法人私章通常会与财务专用章或公章组合使用,用以做银行预留印鉴及特殊合同的条款要求。
 
  3、财务专用章
 
  财务章一般会存放在财务办公室,出具企业票据、办理会计核算、银行业务等涉及公司财务问题的,都需要加盖财务章。一般与法定代表人印章一起作为银行预留印鉴。
 
  4、合同专用章
 
  有的公司也称为业务章,顾名思义就是签订合同时需用到,非合同文件加盖也无任何作用,一般签合同通常会用公章代替,根据需要刻制。
 
  5、发票专用章
 
  就是加盖在发票上的专用章,开发票未盖章会被税务局处罚,发票如果盖错了章就需要作废或红冲。
 
  另外,还有大家经常听说的电子印章,由于并未全面推广且用途小,简单了解即可,需要使用再申请办理。
 
  二、如何管理公司印章
 
  管理印章的关键在于有效完善的制度。事先明确印章管理责任人,确立刻章、用章审批流程及原则,才能避免因印章使用不当所带来的法律风险和经济损失。
 
  1、专人负责,责任到人。
 
  常见的印章管理者有老板本人或行政人员,财务专用章则存放在财务经理处。要避免印章管理人是业务部门(销售、采购等);要避免把法人章也存放在财务经理处。
 
  印章管理人员应具备以下三大要素:
 
  1)为人正直,禁得起诱惑,以工作为原则;
 
  2)具备风险防控意识,能够识别出用章潜在危险;
 
  3)有保护好印章的专业技能。
 
  2、设立分级管理原则。
 
  有些公司规模比较大,所有的印章都存放在总部,分公司需要加盖章会将文件邮寄过来,延长业务时间;遇到紧急情况,工作人员会携带印章出差,在无人监管的情况下风险会大大增加,如果分公司私自刻章,问题更是严重。
 
  因此需设立分级管理,集团总部不定期对分子公司、项目部印章的使用范围和审批流程进行培训,规范使用方式,限定用途及审批程序。对用章情况实行监督、管理,杜绝潜在风险。
 
  3、建立印章管理制度。
 
  谁要用?用来干嘛?是否得到领导批准?都需要问清楚,设置印章申请台账,建立健全用章的规则、流程及措施,并对公司人员进行培训。
 
  三、常见问题防范
 
  印章管理人员一定要严格按照规章制度办事,提高风险意识。以下这些问题一定要注意:
 
  1、不在空白纸张上用印;
 
  2、印章不外借,不外带(除非领导特批)避免他人私自签订合同的风险;
 
  3、严禁由他人代为盖章或让印章离开视线;
 
  4、印章丢失后向公安机关报案并在登报发布公告;
 
  5、加强分公司用章管理,杜绝其私自用章、刻章;
 
  6、注意各类印章使用范围,避免用错,造成无效文件。

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